Lista de espera en fisioterapia: cómo llenar el hueco que deja una cancelación
Casi todas las clínicas tienen lista de espera. Muy pocas la usan cuando hace falta: alguien cancela a las 9 de la mañana, recepción está atendiendo, y cuando por fin hay un minuto para llamar, el hueco ya no se puede ocupar.
Una lista de espera sirve si se consulta en el momento en que se libera el hueco. Todo lo demás es una libreta.
Qué apuntar de cada paciente
Con el nombre y el teléfono no basta. Para ofrecer bien un hueco hace falta saber:
- Con quién quiere la cita: con un fisio concreto o con cualquiera.
- Qué tipo de sesión: no es lo mismo una valoración de una hora que un seguimiento de media.
- Cuándo puede venir: mañanas, tardes, ciertos días.
- Desde cuándo espera, para ser justo con el orden.
En qué orden ofrecer
La regla más sencilla, y la que menos discusiones da: primero a quien tenga más prioridad clínica, y a igual prioridad, a quien lleva más tiempo esperando. Solo a quien encaja con el hueco (el fisio, el tipo de sesión y la franja).
Uno detrás de otro, no a todos a la vez
Si mandas el hueco a diez personas a la vez, contestan tres, y a dos les tienes que decir que ya no está. Queda mal.
Es mejor ofrecerlo a uno, darle un plazo corto para contestar, y si no responde, pasar al siguiente. Y no merece la pena ofrecer un hueco que empieza dentro de una hora: pon un margen mínimo.
Hazlo sin tener que acordarte
Todo esto se puede hacer a mano, y funciona, si alguien tiene tiempo en el momento justo. El problema es que la cancelación llega siempre cuando no lo hay.
En Fisioalta, si activas la oferta automática de huecos, cuando se libera una cita el programa busca en la lista de espera a quien encaja, se lo ofrece por WhatsApp o por correo, espera su respuesta el tiempo que hayas decidido y, si no contesta, pasa al siguiente. Si acepta, la cita entra sola en la agenda. Quién viene lo sigue decidiendo el paciente, pero el hueco ya no se pierde por no haber llamado a tiempo.
Si quieres saber cuánto te cuestan hoy esos huecos, tienes la cuenta hecha en cuánto le cuesta a tu clínica una cita vacía.